Одним з найбільш складних аспектів планування корпоративного переїзду є його організація. На координатора усього процесу покладається величезна відповідальність, оскільки треба продумати план організації переїзду і здійснити його без збитку для процесу виробництва. У більшості випадків відповідати за координацію переміщення буде одна людина, і він повинен знайти спосіб організувати кожен аспект, щоб не привести до плутанини в масштабах усієї компанії.
Складнощі офісного переїзду
Основним завданням при передислокації в інше місце є доставка усіх речей у повній цілості. Перевозити в даному випадку знадобиться:
- Організаційну техніку.
- Устаткування і сейфи.
- Офісні меблі.
- Поточну документацію і архіви.
- Особисті речі персоналу.
Переїзд офісу має деяку специфіку, оскільки все повинно бути зібрано, упаковано, занурено і транспортовано в стислі терміни, займаючи мінімум часу(1 доба). На наступний робочий день фірма повинна повноцінно функціонувати, щоб не втратити клієнтів або не зазнати фінансових збитків.
Визначення з датою
Головний чинник, що впливає на вибір дати переїзду, – це терміни старого і нового договорів оренди. Не слід планувати його на кінець календарного року, тому що у більшості фірм саме в цей час збігає термін оренди приміщення, і виникає необхідність переїжджати. Тому можуть виникнути труднощі з пошуком мувинговой компанії.
Із-за величезних автомобільних пробок у буденні дні, краще всього здійснювати вантажоперевезення по Києву і переїзд у вихідні дні, коли дороги вільніші, а під’їзди до офісу не захаращені іншими машинами. Не варто зупиняти вибір на святковій даті, оскільки центр міста може бути перекритий, що утруднить вільне пересування вантажного транспорту.
Пошук організатора переїзду
Щоб все пройшло як можна безболісно, організацію цієї важливої і відповідальної справи краще всього довірити професіоналам мувинговой компанії. Особливо, якщо на нове місце переїжджає велика кількість співробітників з численними речами і устаткуванням.
Спершу треба позначити, які саме послуги потрібні. Великі компанії-перевізники зазвичай пропонують широкий спектр послуг, що надаються : оцінку вартості робіт, упаковку речей, складання, вантаження, транспортування, розвантаження, розбирання меблів, страховку.
Вибираючи перевізника, слід звернув увага на стиль і манеру спілкування співробітників, професіоналізм в питаннях переїзду, перелік послуг, наявність спецтранспорту, готовність юридично оформити договір, з обов’язковим пунктом про матеріальну відповідальність у разі псування, ушкодження предметів багажу.
Підготовка оргтехніки, устаткування і меблів
Дуже важливим моментом є підготовка майна до перевезення. Корпусне меблювання і дзеркала зазвичай обертають плівкою з повітряними бульбашками або листовим картоном, а м’яку – стретч-пленкой. Комп’ютерну техніку, після відключення і демонтажу, теки з документацією, канцелярське приладдя, посуд і інші дрібні предмети упаковують в картонні коробки.
Чітка маркіровка коробок і пакувального матеріалу, запобіжать плутанині, коли прийде час розпаковувати речі. Важливі облікові файли можна позначити, наприклад, зеленими мітками, особисті ресурси – червоними, а оргтехніку помітити ярликами, означаючи користувача устаткування і місце, де має бути розміщений предмет. Чим менше часу співробітники витрачають на пошук втрачених файлів або устаткування, тим швидше вони можуть повернутися до виконання своєї реальної роботи.
Цифровий контент має бути організований так само ретельно. Комп’ютерні файли і жорсткі диски треба скопіювати, перш ніж периферійні пристрої будуть відключені, і зберегти, щоб вони залишалися доступними на усіх етапах переміщення. У разі втрати первинних даних, резервні копії будуть в змозі повернути організацію до нормальної роботи впродовж декількох хвилин.
Організація безпосередньо перевезення
Упаковане майно переносять в спеціалізований транспорт і зміцнюють зсередини за допомогою спеціальних кріплень, щоб унеможливити ушкодження речей в процесі транспортування.
При оформленні договору фрахту(доставка габаритного вантажу) на послуги вантажоперевезення по Києву і переїзду, вартість робіт визначається рядом чинників:
- Відстань маршруту.
- Час в дорозі.
- Вартість палива.
- Вид транспорту і його кількість.
- Необхідність застосування спецтехніки під час вантаження і розвантаження.
- Вага і характер вантажу.
Як правило, для перевезення офісних меблів, організаційної техніки і інших дрібних речей досить двох-трьох рейсів.
Розвантаження і розпаковування
По прибуттю до місця призначення, розвантаження, розпаковування і розставляння майна виконується з урахуванням усіх побажань замовника. Якщо цей пункт відбитий в договорі фрахту, то після закінчення розвантажувальних робіт робиться складання і установка меблів, підключення техніки. Остаточним етапом переїзду буде наведення ладу в офісному приміщенні. Так поступає будь-хто, що поважає себе і свого клієнта, фірма, що займається наданням мувинговых послуг.
Компетентна робота виконуючої компанії здатна гарантувати подальше безболісне і комфортабельне функціонування офісної організації на новому місці.