Одним из наиболее сложных аспектов планирования корпоративного переезда является его организация. На координатора всего процесса возлагается огромная ответственность, так как нужно продумать план организации переезда и осуществить его без ущерба для процесса производства. В большинстве случаев отвечать за координацию перемещения будет один человек, и он должен найти способ организовать каждый аспект, чтобы не привести к путанице в масштабах всей компании.
Сложности офисного переезда
Основной задачей при передислокации в другое место является доставка всех вещей в целости и сохранности. Перевозить в данном случае понадобится:
- Организационную технику.
- Оборудование и сейфы.
- Офисную мебель.
- Текущую документацию и архивы.
- Личные вещи персонала.
Переезд офиса имеет некоторую специфику, так как все должно быть собрано, упаковано, погружено и транспортировано в сжатые сроки, занимая минимум времени (1 сутки). На следующий рабочий день фирма должна полноценно функционировать, чтобы не потерять клиентов или не понести финансовые убытки.
Определение с датой
Главный фактор, влияющий на выбор даты переезда – это сроки старого и нового договоров аренды. Не следует планировать его на конец календарного года, потому что у большинства фирм именно в это время истекает срок аренды помещения, и возникает необходимость переезжать. Поэтому могут возникнуть трудности с поиском мувинговой компании.
Из-за огромных автомобильных пробок в будние дни, лучше всего осуществлять грузоперевозки по Киеву и переезд в выходные дни, когда дороги более свободны, а подъезды к офису не загромождены другими машинами. Не стоит останавливать выбор на праздничной дате, так как центр города может быть перекрыт, что затруднит свободное передвижение грузового транспорта.
Поиск организатора переезда
Чтобы все прошло как можно безболезненно, организацию этого важного и ответственного дела лучше всего доверить профессионалам мувинговой компании. Особенно, если на новое место переезжает большое количество сотрудников с многочисленными вещами и оборудованием.
Для начала нужно обозначить, какие именно услуги необходимы. Крупные компании-перевозчики обычно предлагают широкий спектр предоставляемых услуг: оценку стоимости работ, упаковку вещей, сборку, погрузку, транспортировку, разгрузку, разборку мебели, страховку.
Выбирая перевозчика, следует обратить внимание на стиль и манеру общения сотрудников, профессионализм в вопросах переезда, перечень услуг, наличие спецтранспорта, готовность юридически оформить договор, с обязательным пунктом о материальной ответственности в случае порчи, повреждения предметов багажа.
Подготовка оргтехники, оборудования и мебели
Очень важным моментом является подготовка имущества к перевозке. Корпусную меблировку и зеркала обычно оборачивают пленкой с воздушными пузырьками или листовым картоном, а мягкую – стретч-пленкой. Компьютерную технику, после отключения и демонтажа, папки с документацией, канцелярские принадлежности, посуду и остальные мелкие предметы упаковывают в картонные коробки.
Четкая маркировка коробок и упаковочного материала, предотвратят путаницу, когда придет время распаковывать вещи. Важные учетные файлы можно обозначить, например, зелеными метками, личные ресурсы – красными, а оргтехнику пометить ярлыками, обозначая пользователя оборудования и место, где должен быть размещен предмет. Чем меньше времени сотрудники тратят на поиск потерянных файлов или оборудования, тем быстрее они могут вернуться к выполнению своей реальной работы.
Цифровой контент должен быть организован так же тщательно. Компьютерные файлы и жесткие диски нужно скопировать, прежде чем периферийные устройства будут отключены, и сохранить, чтобы они оставались доступными на всех этапах перемещения. В случае потери первичных данных, резервные копии будут в состоянии вернуть организацию к нормальной работе в течение нескольких минут.
Организация непосредственно перевозки
Упакованное имущество переносят в специализированный транспорт и укрепляют изнутри при помощи специальных крепежей, дабы исключить возможность повреждения вещей в процессе транспортировки.
При оформлении договора фрахта (доставка габаритного груза) на услуги грузоперевозки по Киеву и переезда, стоимость работ определяется рядом факторов:
- Расстояние маршрута.
- Время в пути.
- Стоимость топлива.
- Вид транспорта и его количество.
- Необходимость применения спецтехники во время погрузки и разгрузки.
- Вес и характер груза.
Как правило, для перевозки офисной мебели, организационной техники и других мелких вещей достаточно двух-трех рейсов.
Разгрузка и распаковка
По прибытию к месту назначения, разгрузка, распаковывание и расстановка имущества выполняется с учетом всех пожеланий заказчика. Если этот пункт отражен в договоре фрахта, то по завершении разгрузочных работ производится сборка и установка мебели, подключение техники. Окончательным этапом переезда будет наведение порядка в офисном помещении. Так поступает любая, уважающая себя и своего клиента, фирма, занимающаяся предоставлением мувинговых услуг.
Компетентная работа исполняющей компании способна гарантировать последующее безболезненное и комфортабельное функционирование офисной организации на новом месте.